Jonas Müller, Produktentwicklung, RegioScoutJede qualifizierte RegioScout-Anfrage entsteht in Zoho CRM als Lead-Datensatz mit Kontaktdaten, Adresse und einer Beschreibung, die den Portal-Link und alle Objektdaten enthält. Die Verbindung stellen Sie im RegioScout-Portal über „Direkt verbinden“ her. Diese Seite beschreibt die Einrichtung, die übertragenen Felder und das Verhalten bei Störungen.
Was Sie brauchen
Voraussetzungen
- Verbindung
- ausschließlich über „Direkt verbinden“ im RegioScout-Portal
- Berechtigung
- Recht zum Anlegen von Leads und Kontakten in Zoho CRM
- Rechenzentrum
- europäisches Zoho-Rechenzentrum (zoho.eu)
- Zoho-Version
- Zoho CRM mit Schnittstellenzugriff
- Aufwand
- wenige Minuten
Einrichtung
- Im RegioScout-Portal Integrationen öffnen.
- Bei Zoho CRM auf Direkt verbinden klicken.
- Bei Zoho anmelden und den Zugriff bestätigen. RegioScout fragt genau zwei Rechte an: Leads anlegen und Kontakte anlegen — kein Lesezugriff auf Ihren Bestand, keine Änderungsrechte.
- Zurück im Portal ist die Verbindung aktiv.
Alle Zugangsdaten liegen verschlüsselt. Die Verbindung lässt sich im Portal jederzeit wieder trennen.
Was in Zoho CRM ankommt
Angelegt wird ein Lead im Modul „Leads“.
| Zoho-Feld | Inhalt |
|---|---|
| Vorname / Nachname | Name des Eigentümers |
| E-Mail-Adresse aus der Anfrage | |
| Telefon | Telefonnummer des Eigentümers |
| Straße, PLZ, Ort, Land | Objektadresse |
| Lead-Quelle | „RegioScout“ |
| Beschreibung | Anfrage-Nummer, Portal-Link, Verteilung, Objektdaten |
Die Beschreibung enthält die Anfrage-Nummer, den Link auf die Anfrage im RegioScout-Portal, die Verteilung (Exklusiv oder Multi) und die im Gespräch erfassten Objektdaten: Haustyp, Dachform und Dachbelag, aktuelle Heizung und Heizungsalter, Anzahl Bewohner, Stromverbrauch und weitere Angaben, soweit vorhanden.
Über das Feld Lead-Quelle können Sie in Zoho jederzeit auswerten, wie viele Ihrer Leads aus RegioScout stammen — die Grundlage für die Rechnung unter Kosten pro Auftrag statt pro Lead.
Vor dem Ernstfall: Test-Anfrage senden
Im Portal senden Sie unter Integrationen eine Test-Anfrage durch dieselbe Strecke wie später die echten. Sie erscheint in Zoho als „Max Mustermann (n. TEST)“, wird nach 15 Minuten automatisch gelöscht und ist auf drei Versuche je zehn Minuten begrenzt. So sehen Sie vorher, in welchem Modul und mit welchen Feldern die Daten ankommen.
Wenn etwas nicht funktioniert
Die CRM-Anbindung ist ein zusätzlicher Weg, nicht der einzige. Jede Anfrage steht unabhängig davon im RegioScout-Portal und geht, wenn eingestellt, per E-Mail an Sie.
Schlägt die Übertragung fehl, erhalten Sie eine Mitteilung im Portal mit der Fehlermeldung. Die Anfrage bleibt vollständig erhalten und lässt sich mit Erneut zustellen noch einmal an Zoho senden, sobald die Ursache behoben ist.
Zusammenspiel mit den anderen Wegen
Portal, E-Mail-Benachrichtigung und CRM-Anbindung laufen parallel; den Übermittlungsweg ändern Sie jederzeit im Portal.
Wie eine Anfrage entsteht, bevor sie in Ihrem Lead-Modul landet, steht unter Wie RegioScout eine Anfrage qualifiziert. Warum die ersten Minuten nach dem Eingang zählen, unter Speed-to-Lead.