Datenschutzerklärung — RegioScout

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger nationaler Datenschutzgesetze ist:

Vertriebsfluss GmbH (Marke „RegioScout")
Tannenkrugstraße 22–28
26180 Rastede
Deutschland

Vertreten durch: Ardian Gjeka
Telefon: +49 151 40566848
E-Mail: info@vertriebsfluss.de
Registergericht: Amtsgericht Oldenburg, HRB 219274
USt-IdNr.: DE360380030

2. Datenschutzbeauftragte:r

Es ist ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt:

Freyberg Consulting
Inh. Felix Freyberg
Mandrellaplatz 3
12555 Berlin
Telefon: +49 30 16634495
E-Mail: kontakt@felix-freyberg.de

3. Grundsätzliches

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Interessentinnen und Interessenten („betroffene Personen") nur im erforderlichen Umfang und ausschließlich auf Grundlage der geltenden gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, TDDDG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse).

4. Überblick: Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen

RegioScout vermittelt Interessenten für Photovoltaik- und Wärmepumpen-Projekte an regionale Fachbetriebe. Der Datenfluss verläuft in drei Schritten:

1. Erhebung an der Haustür durch Außendienstmitarbeitende (Door-to-Door-Scouts).
2. Telefonische, KI-gestützte Qualifizierung des bekundeten Interesses.
3. Weitergabe an bis zu vier regionale Partnerunternehmen zur Angebotserstellung.

Kategorien verarbeiteter Daten:

• Stammdaten: Anrede, Vor- und Nachname
• Kontaktdaten: Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort), Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Vorhabensdaten: Produktinteresse (Photovoltaik / Wärmepumpe), Eigentümereigenschaft, geplanter Umsetzungszeitraum, Motivation/Ziel des Vorhabens
• Objektbezogene Daten zur Bedarfseinschätzung: Haustyp, Dachfläche und Stromverbrauch (Photovoltaik) bzw. Haustyp, Alter und Verbrauch der Heizung (Wärmepumpe)
• Einwilligungsnachweis: Zeitpunkt und Kanal des Opt-ins (SMS/E-Mail), Zeitpunkt des Haustürbesuchs, eingesetzte:r Außendienstmitarbeiter:in
• Daten aus dem Qualifizierungsanruf: Gesprächsergebnis/Qualifizierungsstatus sowie Tonaufzeichnung und Transkription des Anrufs (siehe Abschnitt 6)
• Technische Daten bei Nutzung unserer Website (siehe Abschnitt 14)

5. Datenerhebung an der Haustür (Door-to-Door)

Unsere Außendienstmitarbeitenden sprechen Hauseigentümerinnen und -eigentümer in ausgewählten Gebieten an. Bekundet eine Person Interesse an Photovoltaik oder einer Wärmepumpe, erfassen wir die unter Abschnitt 4 genannten Daten.

Einwilligung in Echtzeit. Noch während des Gesprächs vor Ort erhält die betroffene Person eine SMS oder E-Mail mit der Bitte um Bestätigung (Opt-in). Erst mit dieser dokumentierten, mit Zeitstempel versehenen Zustimmung dürfen wir die Daten weiterverarbeiten und an Partnerunternehmen weitergeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (siehe Abschnitt 13).

6. Telefonische und KI-gestützte Qualifizierung

Nach der Erhebung rufen wir die betroffene Person an, um das Interesse zu prüfen (Eigentümereigenschaft, konkreter Bedarf, Umsetzungszeitraum unter zwölf Monaten).

Einsatz eines KI-gestützten Sprachassistenten. Dieser erste Anruf erfolgt regelmäßig durch einen automatisierten, KI-gestützten Sprachassistenten. Dieser gibt sich auf Nachfrage als KI-gestützter Assistent zu erkennen und leitet auf Wunsch an einen Menschen weiter. Ist die KI unsicher oder wünscht die Person ein menschliches Gespräch, übernimmt ein:e Mitarbeiter:in.

Für den Betrieb des Sprachassistenten setzen wir den Dienstleister ElevenLabs, Inc. (Sitz USA; Büros u. a. in London und Warschau) als Auftragsverarbeiter ein (siehe Abschnitte 9 und 10).

Aufzeichnung und Transkription. Der Qualifizierungsanruf wird aufgezeichnet und automatisiert in Text umgewandelt (Transkription). Zweck ist die Prüfung und der Nachweis der Qualifizierung (Eigentümereigenschaft, Bedarf, Umsetzungszeitraum) sowie die Qualitätssicherung.

Die Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer gesonderten Einwilligung. Diese holen wir zweistufig ein: zum einen über eine eigene, ausdrückliche Zustimmung im Rahmen des Opt-ins (getrennt von der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung), zum anderen durch einen Hinweis zu Beginn des Anrufs, bei dem Sie der Aufzeichnung widersprechen können. Ohne Ihre Einwilligung in die Aufzeichnung kann die Qualifizierung auch ohne Tonaufzeichnung erfolgen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gesonderte, freiwillige Einwilligung in die Aufzeichnung). Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Speicherort (eigene Server bei Strato) und Speicherdauer von Aufzeichnung und Transkription: siehe Abschnitt 12.

7. Bewertung des Interesses (Lead-Scoring)

Zur internen Einordnung der Anfrage und zur Auswahl passender Partnerunternehmen bewerten wir die erfassten Angaben (z. B. Umsetzungszeitraum, objektbezogene Daten). Diese Bewertung dient der Zuordnung der Anfrage zu regionalen Fachbetrieben.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. In den Zuteilungsprozess ist ein menschlicher Prüfpunkt eingebunden, und die eigentliche Angebots- und Vertragsentscheidung trifft das jeweilige Partnerunternehmen im direkten Kontakt mit Ihnen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer passgenauen Vermittlung).

8. Weitergabe an Partnerunternehmen

Kern unserer Leistung ist die Weitergabe Ihrer Anfrage an regionale Fachbetriebe. Je nach gewähltem Vermittlungsmodell geben wir Ihre Daten weiter an:

• bis zu vier regionale Partnerunternehmen (Standardfall), oder
• genau ein Partnerunternehmen (exklusive Vermittlung).

Die empfangenden Partnerunternehmen sind eigenständig Verantwortliche für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten; ihre jeweiligen Datenschutzhinweise gelten ab Übermittlung ergänzend.

Kategorien der Empfänger: Fachbetriebe für Photovoltaik- und Wärmepumpen-Installation in Ihrer Region. Eine Auskunft über die konkret beteiligten Partnerunternehmen erhalten Sie auf Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Über die Anzahl der Empfänger werden Sie spätestens im Qualifizierungsanruf informiert.

9. Auftragsverarbeitung und eingesetzte Dienstleister

Zur Erbringung unserer Leistung setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten ausschließlich nach unserer Weisung und auf Grundlage von Verträgen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten:

10. Datenübermittlung in Drittländer

Für den KI-Sprachassistenten setzen wir ElevenLabs, Inc. ein. Die Verarbeitung erfolgt für unseren Account innerhalb der EU (europäische Datenresidenz); zusätzlich ist der No-Storage-Modus aktiviert, sodass Inhalte nicht auf den Servern von ElevenLabs gespeichert werden. Aufzeichnung und Transkription werden ausschließlich auf unseren eigenen Servern bei Strato (Deutschland) gespeichert. ElevenLabs gibt eine DSGVO-Konformität sowie eine SOC-2-Zertifizierung an; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) liegt vor.

Soweit personenbezogene Daten in Einzelfällen dennoch in einem Drittland (insbesondere den USA) verarbeitet werden oder ein Zugriff von dort möglich ist, stützen wir die Übermittlung auf EU-Standardvertragsklauseln(Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien stellen wir auf Anfrage bereit.

11. Rechtsgrundlagen im Überblick

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (Haustür-Opt-in, Qualifizierung, Weitergabe an Partner)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse (z. B. IT-Sicherheit, Qualitätssicherung, passgenaue Vermittlung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung (z. B. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten)

12. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

• Anfragedaten / Vorhabensdaten: Löschung bzw. Anonymisierung spätestens 6 Monate nach Abschluss der Vermittlung; bei Nicht-Qualifizierung innerhalb von 3 Monaten.
• Einwilligungsnachweise (Opt-in und Aufzeichnung): bis zu 3 Jahre nach Widerruf bzw. Ablauf der Einwilligung (Nachweiszweck).
• Tonaufzeichnung des Anrufs: 90 Tage, anschließend Löschung. Transkription: bis zum Abschluss der Vermittlung, längstens 6 Monate.
• Server-Logfiles: siehe Abschnitt 14

Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 21 DSGVO)

Widerruf der Einwilligung. Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bitte beachten Sie: Wurden Ihre Daten bereits an Partnerunternehmen übermittelt, wenden Sie sich für deren Löschung zusätzlich an das jeweilige Unternehmen, da dieses eigenständig verantwortlich ist.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@vertriebsfluss.de.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Bundesland Ihres Wohnsitzes oder am Sitz des Verantwortlichen. Zuständig am Unternehmenssitz ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD Niedersachsen)
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover

14. Nutzung unserer Website

Diese Datenschutzerklärung gilt auch für die Nutzung unserer Website unter regioscout.de.

Server-Logfiles. Beim Aufruf unserer Website erhebt der Provider automatisch Zugriffsdaten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, abgerufene Datei, Browser/Betriebssystem). Zweck: technischer Betrieb und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: 7 Tage.

Cookies. Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website erforderlich sind. Ein Einwilligungsbanner ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Tracking- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

Kontaktaufnahme. Bei Kontakt per E-Mail oder Formular verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO).

Schriftarten. Die auf unserer Website verwendeten Schriftarten (u. a. Bricolage Grotesque, IBM Plex Sans) werden lokal von unserem Server ausgeliefert. Es findet keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) und damit keine Übertragung Ihrer IP-Adresse an Dritte zu diesem Zweck statt.

15. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen (u. a. Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen). Diese werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

16. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Juni 2026. Durch Weiterentwicklung unseres Angebots oder geänderte rechtliche Vorgaben kann eine Anpassung erforderlich werden. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.