Jonas Müller, Produktentwicklung, RegioScoutJede qualifizierte RegioScout-Anfrage entsteht in HubSpot als Kontakt mit angehängter Notiz — ohne Abtippen, ohne Zwischenschritt. Die Verbindung stellen Sie im RegioScout-Portal mit einem Klick über „Direkt verbinden“ her; alternativ hinterlegen Sie ein Private-App-Token. Diese Seite beschreibt beide Wege, die übertragenen Felder und das Verhalten bei Störungen.
Was Sie brauchen
Voraussetzungen
- Empfohlen
- Verbindung über „Direkt verbinden“ im RegioScout-Portal (OAuth)
- Alternative
- Private-App-Token, beginnt mit pat-
- Berechtigung
- Schreibrecht auf Kontakte (crm.objects.contacts.write)
- HubSpot-Plan
- jeder Plan mit CRM-Kontakten, auch der kostenfreie
- Aufwand
- wenige Minuten
Einrichtung über „Direkt verbinden“
- Im RegioScout-Portal Integrationen öffnen.
- Bei HubSpot auf Direkt verbinden klicken.
- Sie landen bei HubSpot, wählen Ihren Account und bestätigen den Zugriff.
- Zurück im Portal ist die Verbindung aktiv.
Sie müssen keinen Schlüssel kopieren und keinen aufbewahren. Die Verbindung lässt sich im Portal jederzeit wieder trennen.
Einrichtung mit Private-App-Token
Wenn Sie den Zugriff lieber selbst in HubSpot verwalten:
- In HubSpot auf das Zahnrad (Einstellungen) klicken.
- Integrationen → Legacy-Apps öffnen (früher „Private Apps“).
- Die App öffnen oder neu anlegen, Reiter Auth, dort das Access-Token kopieren (
pat-…). - Das Token im RegioScout-Portal unter Integrationen einfügen und speichern.
Beim Speichern prüft RegioScout das Token sofort gegen die HubSpot-Schnittstelle. Ein abgelehntes Token wird nicht gespeichert, Sie sehen direkt eine Fehlermeldung. Ist HubSpot in dem Moment nicht erreichbar, wird das Token gespeichert und als „nicht verifiziert“ markiert. Alle Zugangsdaten liegen verschlüsselt.
Was in HubSpot ankommt
Angelegt wird ein Kontakt und eine damit verknüpfte Notiz.
| HubSpot-Feld | Inhalt |
|---|---|
| Vorname / Nachname | Name des Eigentümers |
| E-Mail-Adresse aus der Anfrage | |
| Telefonnummer / Mobiltelefonnummer | Mobil- und, falls vorhanden, Festnetznummer |
| Adresse, PLZ, Ort, Land | Objektadresse |
| Leadquelle | „RegioScout“ |
Die Notiz enthält die Anfrage-Nummer, einen anklickbaren Link auf die Anfrage im RegioScout-Portal, die Verteilung (Exklusiv oder Multi), die Festnetznummer, falls beide Nummern vorliegen, und die im Gespräch erfassten Objektdaten: Haustyp, Dachform und Dachbelag, aktuelle Heizung und Heizungsalter, Anzahl Bewohner, Stromverbrauch und weitere Angaben, soweit vorhanden.
Das Feld Leadquelle ist eine Kontakteigenschaft, die HubSpot nicht von Haus aus mitbringt. RegioScout legt sie beim ersten Kontakt automatisch an, sofern die Verbindung das Recht dazu hat. Fehlt das Recht, wird der Kontakt trotzdem angelegt — nur ohne dieses eine Feld.
Vor dem Ernstfall: Test-Anfrage senden
Im Portal senden Sie unter Integrationen eine Test-Anfrage durch dieselbe Strecke, die später echte Anfragen nehmen. Sie erscheint in HubSpot als „Max Mustermann (n. TEST)“, wird nach 15 Minuten automatisch gelöscht und ist auf drei Versuche je zehn Minuten begrenzt. So sehen Sie vorher, wo die Daten landen.
Wenn etwas nicht funktioniert
Die CRM-Anbindung ist ein zusätzlicher Weg, nicht der einzige. Jede Anfrage steht unabhängig davon im RegioScout-Portal und geht, wenn eingestellt, per E-Mail an Sie.
Schlägt die Übertragung fehl — abgelaufene Verbindung, HubSpot nicht erreichbar, Recht entzogen —, erhalten Sie eine Mitteilung im Portal mit der Fehlermeldung. Die Anfrage bleibt dort vollständig erhalten und lässt sich nach dem Beheben der Ursache mit Erneut zustellen noch einmal an HubSpot schicken. Eine Anfrage geht nicht verloren, weil ein CRM gerade nicht erreichbar war.
Zusammenspiel mit den anderen Wegen
Portal, E-Mail-Benachrichtigung und CRM-Anbindung schließen sich nicht aus. Viele Betriebe lassen alle drei Wege laufen: das CRM für die Bearbeitung, die E-Mail als Signal aufs Telefon, das Portal für den Überblick und Reklamationen. Den Übermittlungsweg ändern Sie jederzeit im Portal.
Wie eine Anfrage entsteht, bevor sie bei Ihnen ankommt, steht unter Wie RegioScout eine Anfrage qualifiziert. Warum die ersten Minuten nach dem Eingang zählen, unter Speed-to-Lead.