Jonas Müller, Produktentwicklung, RegioScoutDer Preis je Anfrage sagt nichts darüber, was Ihre Kundengewinnung kostet. Die Zahl, die zählt, sind die Kosten je gewonnenem Auftrag — der Preis je Anfrage geteilt durch das Produkt aus Erreichbarkeits-, Termin- und Abschlussquote. Diese Seite zeigt, wie Sie die Quoten in Ihrem Betrieb messen, wie Sie rechnen und ab wann eine Quelle sich lohnt.
Die Rechnung in einer Zeile
Kosten je Auftrag = Preis je Anfrage ÷ (Erreichbarkeitsquote × Terminquote × Abschlussquote)
Drei Prozentsätze multiplizieren sich, und deshalb wirkt jede Verbesserung an jeder Stelle voll durch. Wer die Erreichbarkeit von 50 auf 90 Prozent hebt, senkt die Kosten je Auftrag um 44 Prozent — ohne einen Cent am Einkaufspreis zu ändern.
Rückwärts gerechnet ist die Formel noch nützlicher: Wenn Sie wissen, was ein Auftrag Ihnen an Deckungsbeitrag bringt, können Sie ausrechnen, welchen Preis je Anfrage Sie sich leisten können. Dazu unten mehr.
Die vier Zahlen, die Sie brauchen
Ihre Kennzahlen je Quelle
- Preis je Anfrage
- was Sie tatsächlich zahlen, netto, nach Abzug berechtigter Reklamationen
- Erreichbarkeitsquote
- Anteil der Anfragen, mit denen ein Gespräch zustande kam
- Terminquote
- Anteil der geführten Gespräche, aus denen ein Beratungstermin wurde
- Abschlussquote
- Anteil der Termine, aus denen ein Auftrag wurde
Zwei Regeln, ohne die die Rechnung wertlos wird. Erstens: je Quelle getrennt messen. Eine Gesamtquote über alle Kanäle verdeckt genau den Unterschied, den Sie wissen wollen. Zweitens: einen festen Zeitraum abwarten. Anfragen aus dem letzten Monat sind noch nicht durchentschieden; wer sie mitzählt, rechnet sich die Abschlussquote klein.
Was Sie messen, ohne es zu merken
Zwei der drei Quoten sagen mehr über Ihren Betrieb als über die Quelle.
- Die Erreichbarkeit hängt an der Qualität der Daten — und daran, wie oft und zu welchen Zeiten Sie anrufen. Ein Anrufversuch am Dienstagvormittag ist kein Erreichbarkeitstest.
- Die Terminquote hängt daran, wer telefoniert und mit welchem Gesprächsleitfaden.
- Die Abschlussquote hängt an Angebot, Preis und Nachfassen.
Wenn Sie zwei Quellen vergleichen wollen, müssen Sie beide gleich behandeln: gleiche Anzahl Anrufversuche, gleiche Zeitfenster, dieselben Berater. Sonst vergleichen Sie Ihre eigene Aufmerksamkeit.
Ein durchgerechnetes Beispiel
Die folgenden Quoten sind frei gewählte Annahmen, keine RegioScout-Zahlen. Sie zeigen nur, wie stark der Preis je Anfrage an Bedeutung verliert.
| Quelle A (günstig) | Quelle B (teuer) | |
|---|---|---|
| Preis je Anfrage | 40 € | 120 € |
| Erreichbarkeit | 50 % | 90 % |
| Terminquote | 30 % | 50 % |
| Abschlussquote | 25 % | 30 % |
| Aufträge je 100 Anfragen | 3,8 | 13,5 |
| Einkauf je 100 Anfragen | 4.000 € | 12.000 € |
| Kosten je Auftrag | 1.067 € | 889 € |
Die dreimal teurere Quelle liefert hier den günstigeren Auftrag. Mit anderen Quoten kippt das Ergebnis sofort — deshalb ersetzt dieses Beispiel nicht Ihre eigene Messung, es begründet nur, warum Sie messen sollten.
Beachten Sie auch die Zeile „Aufträge je 100 Anfragen“. Quelle A braucht 26 Anfragen je Auftrag, Quelle B sieben. Jede dieser 26 Anfragen kostet Anrufversuche, Angebotsarbeit und Nerven. Diese Kosten stehen in keiner Rechnung.
Die Zeitkosten, die niemand bucht
Rechnen Sie einmal mit, was ein Gespräch Sie tatsächlich kostet. Bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 60 Euro im Innendienst und im Schnitt zwölf Minuten je Anfrage — Anrufversuche, Notizen, Nachfassen — sind das 12 Euro. Eine Anfrage für 40 Euro, die drei Kontaktversuche und ein Angebot ohne Antwort erzeugt, kostet Sie nicht 40 Euro, sondern eher 70.
Diese Zeitkosten sind bei günstigen, unqualifizierten Anfragen am höchsten, weil dort die Erreichbarkeit am niedrigsten ist. Wer nur den Einkaufspreis vergleicht, vergleicht den kleineren Teil der Kosten.
Rückwärts: Was dürfen Anfragen kosten?
Drehen Sie die Formel um, und Sie haben eine Einkaufsgrenze statt eines Bauchgefühls:
Höchstpreis je Anfrage = Deckungsbeitrag je Auftrag × Zielanteil für Akquise × Erreichbarkeit × Terminquote × Abschlussquote
Ein Beispiel mit erfundenen, aber plausiblen Zahlen: 4.000 Euro Deckungsbeitrag je Anlage, davon 10 Prozent für die Akquise, also 400 Euro je Auftrag. Bei 90 Prozent Erreichbarkeit, 40 Prozent Terminquote und 30 Prozent Abschluss ergibt das 400 × 0,9 × 0,4 × 0,3 = 43 Euro je Anfrage. Bei 50 Prozent Terminquote und 35 Prozent Abschluss sind es schon 63 Euro.
Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Das Ergebnis ist Ihre Verhandlungsgrundlage — und der Grund, warum ein pauschales „zu teuer“ ohne Rechnung wenig aussagt.
In vier Wochen zur eigenen Zahl
- Woche 0: Legen Sie im CRM ein Feld „Quelle“ an und befüllen Sie es ausnahmslos. Ohne dieses Feld ist der Rest unmöglich.
- Woche 0: Definieren Sie „erreicht“, „Termin“ und „Auftrag“ schriftlich. Ist eine Rückrufbitte auf der Mailbox ein Kontakt? Entscheiden Sie es einmal und halten Sie sich daran.
- Woche 1 bis 4: Nehmen Sie eine feste Menge je Quelle ab, gleich behandelt.
- Nach der Entscheidungsfrist: Zählen Sie aus und rechnen Sie. Erst dann vergleichen Sie Preise.
Bei Wärmepumpen-Anfragen brauchen Sie einen längeren Beobachtungszeitraum als bei Photovoltaik — warum, steht unter Wärmepumpen-Anfragen: der längere Zeithorizont.
Was diese Rechnung nicht kann
Sie bewertet nur, was messbar zurückkommt. Nicht enthalten sind Empfehlungen aus einem gut gelaufenen Termin, Folgeaufträge beim zweiten Gewerk und der Wert, überhaupt planbar Termine zu haben. Und sie funktioniert nur bei ausreichender Menge: Aus zwölf Anfragen lässt sich keine Abschlussquote ableiten, sondern nur ein Eindruck.
Für die Marktpreise und die RegioScout-Preisfaktoren siehe Was kostet ein Photovoltaik-Lead 2026?. Für die Frage, welche Verteilung zu Ihrem Vertrieb passt, Exklusiv oder Multi. Was die Anfragen selbst enthalten, steht unter Photovoltaik-Anfragen und Wärmepumpen-Anfragen.