Jonas Müller, Produktentwicklung, RegioScoutJede qualifizierte RegioScout-Anfrage entsteht auf einem Board Ihrer Wahl in monday.com als neues Item — mit Anfrage-Nummer, Name, Verteilung und den Objektdaten im Titel und einem Update, das direkt zur vollständigen Anfrage im RegioScout-Portal führt. Sie brauchen dafür einen API-Token und ein ausgewähltes Board. Diese Seite beschreibt die Einrichtung, was auf dem Board ankommt und das Verhalten bei Störungen.
Was Sie brauchen
Voraussetzungen
- Zugang
- API-Token v2 aus Ihrem monday.com-Konto oder „Direkt verbinden“
- Board
- ein Board, auf dem die Anfragen landen sollen — Pflichtangabe
- Berechtigung
- Recht, auf diesem Board Items und Updates anzulegen
- monday-Plan
- jeder Plan mit API-Zugang
- Aufwand
- wenige Minuten
Einrichtung
- In monday.com oben rechts auf das Profilbild klicken.
- Entwickler (Developers) öffnen, dort API token.
- Auf Show klicken und den Token kopieren (beginnt mit
eyJ…). - Im RegioScout-Portal unter Integrationen einfügen und speichern.
- Board auswählen. Nach dem Speichern lädt das Portal Ihre Boards und zeigt sie als Auswahlliste.
Zum Board: RegioScout schlägt automatisch ein Board vor, dessen Name auf Vertrieb hindeutet — etwa „Leads“, „Pipeline“, „CRM“ oder „Interessenten“. Prüfen Sie den Vorschlag und ändern Sie ihn, wenn Sie ein anderes Board möchten. Ohne ausgewähltes Board ist die Anbindung nicht aktiv; Sie erhalten dann eine entsprechende Meldung statt einer stillen Fehlzustellung.
Beim Speichern prüft RegioScout den Token gegen die monday-Schnittstelle. Ein abgelehnter Token wird nicht gespeichert. Alle Zugangsdaten liegen verschlüsselt.
Was auf dem Board ankommt
Angelegt wird ein Item in der ersten Gruppe des gewählten Boards, dazu ein Update (Pinnwand-Eintrag) am Item.
Der Item-Name enthält, durch senkrechte Striche getrennt: „RegioScout Lead“ mit der Anfrage-Nummer, den Namen des Eigentümers, die Verteilung (Exklusiv oder Multi) und die im Gespräch erfassten Objektdaten — Haustyp, Dachform und Dachbelag, aktuelle Heizung und Heizungsalter, Anzahl Bewohner, Stromverbrauch, soweit vorhanden.
Das Update enthält den Link auf die Anfrage im RegioScout-Portal.
Der Item-Name ist auf 255 Zeichen begrenzt; das ist eine Vorgabe von monday.com. Bei sehr ausführlichen Objektdaten wird am Ende gekürzt. Die vollständigen Daten stehen immer im Portal.
Vor dem Ernstfall: Test-Anfrage senden
Im Portal senden Sie unter Integrationen eine Test-Anfrage durch dieselbe Strecke wie später die echten. Sie erscheint auf Ihrem Board als „Max Mustermann (n. TEST)“, wird nach 15 Minuten automatisch gelöscht und ist auf drei Versuche je zehn Minuten begrenzt. Nutzen Sie das, um zu prüfen, ob das richtige Board ausgewählt ist.
Wenn etwas nicht funktioniert
Die Anbindung ist ein zusätzlicher Weg, nicht der einzige. Jede Anfrage steht unabhängig davon im RegioScout-Portal und geht, wenn eingestellt, per E-Mail an Sie.
Schlägt die Übertragung fehl — Token zurückgezogen, Board gelöscht, monday nicht erreichbar —, erhalten Sie eine Mitteilung im Portal mit der Fehlermeldung. Die Anfrage bleibt vollständig erhalten und lässt sich mit Erneut zustellen noch einmal senden. Lässt sich das Update mit dem Portal-Link nicht anlegen, entsteht das Item trotzdem; die Zustellung gilt dann als erfolgreich.
Zusammenspiel mit den anderen Wegen
Portal, E-Mail-Benachrichtigung und Board-Anbindung laufen parallel. Gerade bei monday.com ist die Kombination sinnvoll: das Board für die Übersicht im Team, die E-Mail als Signal, das Portal für die Details.
Wie eine Anfrage entsteht, bevor sie auf Ihrem Board landet, steht unter Wie RegioScout eine Anfrage qualifiziert.