Jonas Müller, Produktentwicklung, RegioScoutJede qualifizierte RegioScout-Anfrage entsteht in Pipedrive als Person mit einem Lead in der Leads-Inbox oder einem Deal in Ihrer Pipeline — Sie entscheiden, welches von beidem. Die Verbindung stellen Sie im RegioScout-Portal über „Direkt verbinden“ her oder mit Ihrem persönlichen API-Token. Diese Seite beschreibt beide Wege, die übertragenen Felder und das Verhalten bei Störungen.
Was Sie brauchen
Voraussetzungen
- Empfohlen
- Verbindung über „Direkt verbinden“ im RegioScout-Portal (OAuth)
- Alternative
- persönlicher API-Token, 40 Zeichen
- Berechtigung
- Schreibrecht auf Kontakte und Leads
- Ziel wählbar
- Lead in der Leads-Inbox (Standard) oder Deal in einer Pipeline
- Aufwand
- wenige Minuten
Einrichtung über „Direkt verbinden“
- Im RegioScout-Portal Integrationen öffnen.
- Bei Pipedrive auf Direkt verbinden klicken.
- Bei Pipedrive das Unternehmenskonto wählen und den Zugriff bestätigen.
- Zurück im Portal ist die Verbindung aktiv.
Der Vorteil gegenüber dem Token: Sie kopieren keinen Schlüssel, und die Verbindung arbeitet automatisch gegen die richtige Pipedrive-Adresse Ihres Kontos.
Einrichtung mit API-Token
- In Pipedrive oben rechts auf das Profilbild klicken.
- Persönliche Einstellungen → API öffnen.
- Den Token kopieren (40 Zeichen).
- Im RegioScout-Portal unter Integrationen einfügen und speichern.
Der Token gehört zu Ihrem Benutzerkonto. Legen Sie dafür idealerweise einen eigenen Pipedrive-Benutzer an, damit die Anbindung nicht abreißt, wenn eine Person den Betrieb verlässt.
Beim Speichern prüft RegioScout den Token gegen die Pipedrive-Schnittstelle. Ein abgelehnter Token wird nicht gespeichert. Alle Zugangsdaten liegen verschlüsselt.
Was in Pipedrive ankommt
Angelegt wird immer eine Person, dazu je nach Einstellung ein Lead in der Leads-Inbox oder ein Deal, und daran eine Notiz.
| Pipedrive-Objekt | Inhalt |
|---|---|
| Person: Name | Vor- und Nachname des Eigentümers |
| Person: E-Mail | E-Mail-Adresse, als primäre Adresse |
| Person: Telefon | Mobilnummer als primäre Nummer, Festnetz als „privat“ |
| Person: Leadquelle | „RegioScout“ |
| Lead oder Deal: Titel | „Anfrage {Name} (Photovoltaik, Wärmepumpe oder beides)“ |
| Notiz | Adresse, Portal-Link, Verteilung, Objektdaten |
Die Notiz enthält die Objektadresse, einen anklickbaren Link auf die Anfrage im RegioScout-Portal, die Verteilung (Exklusiv oder Multi) und die im Gespräch erfassten Objektdaten: Haustyp, Dachform und Dachbelag, aktuelle Heizung und Heizungsalter, Anzahl Bewohner, Stromverbrauch und weitere Angaben, soweit vorhanden.
Das Feld Leadquelle ist ein benutzerdefiniertes Personenfeld. RegioScout legt es beim ersten Kontakt automatisch an, sofern die Verbindung Administratorrechte hat. Fehlt das Recht, wird die Person trotzdem angelegt — nur ohne dieses eine Feld.
Vor dem Ernstfall: Test-Anfrage senden
Im Portal senden Sie unter Integrationen eine Test-Anfrage durch dieselbe Strecke wie später die echten. Sie erscheint in Pipedrive als „Max Mustermann (n. TEST)“, wird nach 15 Minuten automatisch gelöscht und ist auf drei Versuche je zehn Minuten begrenzt.
Wenn etwas nicht funktioniert
Die CRM-Anbindung ist ein zusätzlicher Weg, nicht der einzige. Jede Anfrage steht unabhängig davon im RegioScout-Portal und geht, wenn eingestellt, per E-Mail an Sie.
Schlägt die Übertragung fehl, erhalten Sie eine Mitteilung im Portal mit der Fehlermeldung — bei einer abgelaufenen Verbindung im Klartext mit der Bitte, sie neu herzustellen. Die Anfrage bleibt vollständig erhalten und lässt sich mit Erneut zustellen noch einmal senden.
Beim Anlegen einer Person verzichtet RegioScout bewusst auf automatische Wiederholversuche. Grund: Eine unterbrochene Antwort könnte sonst zwei identische Personen in Ihrem CRM erzeugen. Lieber eine Meldung, die Sie sehen, als eine Dublette, die Sie suchen müssen.
Zusammenspiel mit den anderen Wegen
Portal, E-Mail-Benachrichtigung und CRM-Anbindung laufen parallel. Den Übermittlungsweg ändern Sie jederzeit im Portal.
Wie eine Anfrage entsteht, bevor sie in Ihrer Leads-Inbox landet, steht unter Wie RegioScout eine Anfrage qualifiziert. Warum die Reaktionszeit über das Gespräch entscheidet, unter Speed-to-Lead.