Webhook, REST-API und CSV-Export: Anfragen ins eigene System

Nicht jeder Betrieb arbeitet mit einem der angebundenen CRM-Systeme. Für alle anderen gibt es drei technische Wege in Ihr eigenes System: den Webhook, der jede Anfrage automatisch an Ihre Adresse sendet, die REST-API, mit der Sie Anfragen selbst abrufen, und den CSV-Export im Portal. Alle drei liefern dasselbe Feldschema — Sie bilden es einmal ab und können den Weg später wechseln.

Auf einen Blick

Webhook einrichten

1. In Ihrem System oder Automatisierungs-Werkzeug (etwa Zapier oder Make) einen eingehenden Webhook anlegen und die HTTPS-Adresse kopieren.
2. Die Adresse im RegioScout-Portal unter Integrationen im Feld Webhook URL einfügen und speichern.

Ab dann wird jede Ihnen zugewiesene Anfrage als POST mit Content-Type: application/json an diese Adresse gesendet. Die Anfrage steckt im Feld lead.

Nur HTTPS. Eine unverschlüsselte Adresse wird abgelehnt und gar nicht erst gespeichert — die Übertragung enthält die vollständigen Kontaktdaten des Eigentümers.

Antwortet Ihr Endpunkt mit einer eigenen Datensatz-Kennung (id, lead_id oder result), merkt RegioScout sie sich und zeigt sie zur Anfrage an. Notwendig ist das nicht; jede Antwort ohne Fehlerstatus gilt als erfolgreiche Zustellung.

Den vollständigen Beispiel-Payload sehen Sie im Portal unter Integrationen, dort steht auch die Dokumentation als PDF bereit.

REST-API: Anfragen selbst abrufen

Der Abruf läuft über einen einzigen Endpunkt: ein GET auf /api/customer/leads unter portal.regioscout.de, mit Ihrem Token im Kopf der Anfrage als Authorization: Bearer ….

Zurück kommen Ihre zugewiesenen Anfragen, neueste zuerst, im Feld data. Den Token und eine PDF-Dokumentation mit allen Endpunkten und Beispiel-Aufrufen finden Sie im Portal unter Integrationen; dort lässt er sich auch neu erzeugen, falls er einmal in falsche Hände gerät. Behandeln Sie ihn wie ein Passwort — er gibt Kontaktdaten frei.

Zusätzlich lässt sich je Anfrage der Vertriebsstatus lesen und zurückschreiben. So sieht RegioScout, was aus einer Anfrage geworden ist, ohne dass Ihr Vertrieb das Portal öffnen muss — dieselbe Historie, die Sie sonst dort pflegen.

Welche Felder ankommen

Webhook, API und CSV-Export liefern dieselben Angaben: Anfrage-Nummer und Portal-Link, Anrede und Name, Mobil- und Festnetznummer, E-Mail-Adresse, die vollständige Objektadresse, das Produktinteresse, die Verteilung (Exklusiv oder Multi), die im Gespräch erfassten Objektdaten — Eigentum, Haustyp, Dachform, Dachzustand und Dachbelag, Heizung, Heizungsalter und Heizungsort, Anzahl Bewohner, Stromverbrauch und Abschlag, vorhandene Geräte —, die Erreichbarkeit, einen etwaigen Terminvorschlag, das Zuweisungsdatum und Ihren zuletzt hinterlegten Vertriebsstatus.

CSV-Export

Im Portal laden Sie unter Integrationen alle Ihnen zugewiesenen Anfragen als CSV-Datei herunter: Trennzeichen Komma, Zeichensatz UTF-8, eine Zeile je Anfrage. Die Spalten entsprechen den Feldern von Webhook und API; verschachtelte Angaben wie der Vertriebsstatus stehen flach nebeneinander. Eine Einrichtung ist dafür nicht nötig, der Export steht jedem Betrieb offen.

Vor dem Ernstfall: Test-Anfrage senden

Im Portal senden Sie unter Integrationen eine Test-Anfrage durch dieselbe Strecke wie später die echten. Sie erscheint als „Max Mustermann (n. TEST)“, ist rund 15 Minuten auch über API und CSV-Export abrufbar, wird danach automatisch entfernt und ist auf drei Versuche je zehn Minuten begrenzt. Das funktioniert auch, wenn noch gar kein Zustellweg eingerichtet ist — genau dafür ist sie gedacht.

Wenn etwas nicht funktioniert

Antwortet Ihr Endpunkt nicht oder mit einem Fehler, versucht RegioScout die Zustellung bis zu dreimal. Bleibt sie erfolglos, erhalten Sie eine Mitteilung im Portal mit der Fehlermeldung. Die Anfrage bleibt dort vollständig erhalten und lässt sich mit Erneut zustellen noch einmal senden.

Unabhängig davon steht jede Anfrage im Portal und geht, wenn eingestellt, per E-Mail an Sie. Der technische Weg ist ein zusätzlicher, nie der einzige.

Die E-Mail-Benachrichtigung

Der einfachste Weg braucht gar keine Technik: Hinterlegen Sie im Portal unter Integrationen eine oder mehrere Empfängeradressen, dann geht jede neue Anfrage mit allen Daten als E-Mail an dieses Postfach. Wie die Mail aussieht, sehen Sie dort in einer Vorschau, bevor die erste ankommt. Ohne hinterlegte Adresse wird keine E-Mail versendet.

Wann ein fertiges CRM der bessere Weg ist

Wenn Ihr Vertrieb ohnehin in einem der angebundenen Systeme arbeitet, sparen Sie sich mit der fertigen Anbindung die Zuordnung der Felder — alle Anbindungen im Überblick. Webhook und API lohnen sich dort, wo eigene Logik dazukommt: Verteilung auf Monteure, automatische Terminvergabe, eigene Auswertung.

Wie eine Anfrage entsteht, bevor sie bei Ihnen ankommt, steht unter Wie RegioScout eine Anfrage qualifiziert.